Grado séptimo

Las cuentas

Breves conceptos de contabilidad:

La partida doble

La contabilidad sólo podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en los libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expide el gobierno.

La regla de la partida doble define que en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables, una por él debe y otra por el haber.

Talleres

Taller No. 1 ..............

Taller No. 2 ..............

Taller No. 3 ..............

Taller No. 4 ..............

Taller No. 5 ..............

Por ejemplo: Se consigna en el banco $ 500.000. Valor existente en caja.

Asientos contables

Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se puede presentar dos tipos de asientos.

1. Asiento simple

Son aquellos en los que se afecta una sola cuenta del debe y una sola cuenta del haber, compuesto por una cuenta acreedora y una cuenta deudora. Ejemplo: Se realiza un prestamo a un trabajador de la empres por valor de $ 900.000. El dinero se entrega en cheque.

2. Asiento compuesto

Son aquellos en los que la columna del debe y el haber son afectadas por más de un registro monetario

Compuesto por una cuenta deudora y varias acreedoras.
Compuesto por varias cuentas deudoras y una acreedora.
Compuesto por varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.

Plan Único de Cuentas

Con el fin de tener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, transparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas, (PUC) para comerciantes, que es de obligatoria aplicación desde 1995 para todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad.

Su codificación está estructurada con base en niveles así:

El primer dígito indica la clase

Los dos primeros dígitos indican el grupo

Los cuatro primeros dígitos indican la cuenta

Los seis primeros dígitos indican la subcuenta

A partir del séptimo dígito indica auxiliares

Las clases son las siguientes:

Clase 1: Activo Balance General

Clase 2: Pasivo Balance General

Clase 3: Patrimonio Balance General

Clase 4: Ingresos Estado de Resultados

Clase 5: Gastos Estado de Resultados

Clase 6: Costos de Ventas Estado de Resultados

Clase 7: Costos de Producción Estado de Resultados

Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras De Orden

Clase 9: Cuentas de Orden Acreedores De Orden

Cuentas del activo

1105 Caja

En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo y en cheque que entren en la empresa. Se debita por las entradas de dinero en efectivo o en cheque y se acredita por los pagos en efectivo.

Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja menor que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.

Ejemplo: La empresa vende mercancías por valor de $ 1'200.000. Pagan en efectivo.

1105 CAJA 1'200.000

4135 COMERCIO 1'200.000

1110 Bancos

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Se debita por las consignaciones que hace la empresa y se acredita por los pagos en cheque.

Ejemplo: Se deposita en el banco $ 2'300.000. Valor existente en caja.

1110 BANCO 2'300.000

4135 CAJA 2'300.000

1305 Clientes

Representa las deudas que se generan a favor de la empresa por concepto de ventas a crédito. Se debita por el valor de la deuda y se acredita cuando hay pagos parciales o totales a favor de la empresa.

Ejemplo: La empresa vende mercancías por valor de $ 1'200.000. Pagan en efectivo.

1105 CAJA 1'200.000

4135 COMERCIO 1'200.000

1365 Cuentas por cobrar a trabajadores

Registra los derechos a favor del ente económico, originados en créditos otorgados al personal con vínculo laboral, así como los valores a cargo de éstos por conceptos tales como faltantes en caja o inventarios.

Ejemplo: Se deposita en el banco $ 2'300.000. Valor existente en caja.

1110 BANCO 2'300.000

4135 CAJA 2'300.000

1504 Terrenos

Registra el valor de los predios (lotes y terrenos) donde están construidas las diferentes edificaciones de propiedad del ente económico, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo. Se debita por el valor de la compra del terreno o lote y se acredita por el valor de la venta.

Se adquiere un lote destinado a construcción de bodegas por valor de $ 35’000.000. Se cancela $ 1’000.000 en efectivo y el resto con cheque. (Entonces: la diferencia $ 35’000.000. – 1’000.000 = 34’000.000. Paga con cheque)

1504 Terrenos 35’000.000

1105 Caja 1’000.000

1110 Bancos 34’000.000

Se adquiere un local por valor de $ 45’000.000; el valor del terreno equivale a $ 6’000.000, incluidos en el valor total. Se cancela $ 1’000.000 en efectivo y el resto con cheque. (Se dice que el local vale $ 45’000.000 este valor incluye el valor del terreno de $ 6’000.000. En realidad el local o la construcción vale $ 45’000.000 - $ 6’000.000 = $ 39’000.000)

1516 Construcciones y edific. 39’000.000

1504 Terrenos 6’000.000

1105 Caja 1’000.000

1110 Bancos 44’000.000

1516 Construcciones y edificaciones

Registra el costo (valor) de adquisición (compra) o construcción de inmuebles (casas, edificios, locales) de propiedad del ente económico destinados para el desarrollo del objeto social. Se debita por el valor de la compra (de la construcción) y se acredita cuando la empresa decide venderla.

1520 Maquinaria y equipo

Representa el valor de compra de la maquinaria y equipo que la empresa necesita para su funcionamiento. En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios.

La empresa adquiere una planta eléctrica para afrontar los continuos cortes eléctricos que se presentan en la zona. La planta tiene un valor de $ 7’000.000. Se cancela 1’000.000 en efectivo y el resto con cheque.

1520 Maqui y equipo 7'000.000

1105 Caja 1'000.000

1110 Bancos 6'000.000

Se adquiere: Una máquina de escribir eléctrica por valor de $ 650.000 una perforadora por valor de $ 8.000; una cosedora $ 16.000. Se paga en efectivo.

1524 Equipo de oficina 674.000

1105 Caja 674.000

1524 Equipo de oficina

Registra el costo de elementos, mecánico y electrónico de propiedad de la empresa. Ejemplo: muebles y enseres, maquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, cosedoras, perforadoras etc.

1528 Equipo de comunicación y computación

Registra el costo del equipo de cómputo y comunicación adquiridos por el ente económico para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación. Ej computadores y telefonía.

Se compra dos computadores portátiles para uso de los empleados de la empresa por valor de $ 2’300.000. Se paga $ 100.000 en efectivo y el resto con cheque. (Como son dos computadores 2’300.000 x 2 = 4’600.000)

1528 Equipo de Comu y comp. 4’600.000

1105 Caja 100.000

1110 Bancos 4’500.000

1540 Flota y equipo de transporte

Registra el costo de las unidades de transporte, equipos de movilización de propiedad de la empresa destinados al transporte de pasajeros, de carga y de empleados de la empresa. Ejemplo: automóviles, camiones, motocicletas y otros.

Se compra un camión para el transporte de mercancía en la ciudad, por valor de $ 73’000.000. Se cancela $ 1’000.000 en efectivo y el resto con cheque.

1540 Flota y equipo de trans. 73’000.000

1105 Caja 1'000.000

1110 Bancos 72’000.000

1705 Gastos pagados por anticipado

Registra el valor de los gastos pagados por anticipado que realiza el ente económico en el desarrollo de su actividad, los cuales se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos, comisiones...

La empresa arrienda un local por valor de $ 800.000 mensuales. Cancela con cheque de forma anticipada los primeros 2 meses. (Cancela 2 meses de manera anticipada $ 800.000 x 2 = $1’600.000).

1705 Gastos pagado x Antic. 1’600.000

1110 Banco 1’600.000

1710 Cargos diferidos

Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos. Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. Los útiles y la papelería, la publicidad, propaganda y promoción.

Se cancela $ 400.000 en efectivo a la emisora “Ecos de Pasto” por concepto de publicidad.

1710 Cargos diferidos 4 00.000

1105 Caja 400.000

Cuentas del pasivo

2 Pasivo

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios.

Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y tasas, las obligaciones laborales entre otros.

2205 Bancos nacionales

Registra el monto del capital de las obligaciones contraídas por el ente económico, en moneda nacional o extranjera, con establecimientos bancarios. Se acredita por el valor de préstamos o créditos recibidos por entidades bancarias. se debita por el valor de los pagos parciales o totales a las entidades bancarias. Ejemplos:

1. La empresa obtiene un préstamo del banco de Colombia por valor de $ 12’000.000. El dinero fue consignado en la cuenta de la empre

2. La empresa obtiene un préstamo del banco de Colombia por valor de $ 16’000.000. El banco cobra de forma anticipada $ 400.000 por concepto de intereses. El dinero fue consignado en la cuenta de la empresa previa deducción de intereses.

3. La empresa obtiene un préstamo del banco de Bogotá por valor de $ 21’000.000. El banco cobra de forma anticipada $ 800.000 por concepto de intereses. El dinero fue consignado en la cuenta de la empresa previa deducción de intereses.

4. La empresa cancela en efectivo la primera cuota de su deuda al banco de Bogotá por valor de $ 2’000.000.

5. La empresa cancela la 2da cuota de su crédito al banco de Bogotá por valor de $ 2’000.000. El banco cobra $ 800.000 por concepto de intereses. Se paga en efectivo.

Ejemplo 1:

1110 Bancos 12’000.000

2205 Bancos Nal 12’000.000

Ejemplo 2

1110 Bancos 15’600.000

1705 Gastos p x ant 400.000

2205 Bancos Nal 16’000.000

Ejemplo 3:

1110 Bancos 20’200.000

1705 Gastos p x ant 800.000

2205 Bancos Nal 21’000.000

Ejemplo 4:

2205 Bancos Nal 2’000.000

1105 Caja 2’000.000

Ejemplo 5: